Unsere Besonderheiten: Operatives Controlling
Das Operative Controlling ist quasi eine zweite Buchhaltung die neben der eigentlichen Buchhaltung betrieben wird. Sie beschäftigt sich nicht wie die eigentliche Buchhaltung mit den Buchungsvorfällen die sich bereits ereignet haben sondern mit den zukünftigen.
Bei der Hausbewirtschaftung ist eine Vielzahl von Buchungsvorgängen bereits lange im Voraus bekannt. Zahlungen der Eigentümer, Kosten für Strom, Gas, Wasser, Versicherungsbeiträge und weitere Zahlungsvorgänge können oft mehrere Monate in voraus sehr genau bestimmt werden.
Diese geplanten Zahlungsvorgänge werden in einer parallel laufenden Buchhaltung erfasst und in einfacher Form zusammengefasst dargestellt.
Außergewöhnliche Vorfälle, wie zum Beispiel dringende Instandsetzungen oder, bei Mietverwaltungen, die unregelmäßigen Entnahmen des Eigentümers, können hierbei nicht erfasst werden.
Meines Erachtens ist das Operative Controlling besonders für Gemeinschaften oder Vermieter bei Liegenschaften mit einem geringen „finanziellem Polster“ interessant.
Hier stellt sich häufig zum Beispiel die Frage: Wenn wir im Mai, 1.000,00 € entnehmen, können wir dann im September, wie jedes Jahr, 8.000 Liter Heizöl kaufen?
Das Operative Controlling ist recht einfach dargestellt.
In den Spalten wird das Wirtschaftsjahr monatlich dargestellt. In den Zeilen die einzelnen Betrachtungsansätze. Im oberen Teil der Tabelle werden die Bezeichnungen:
OP S für Zahlungseingänge,
OP H für Zahlungsausgänge,
OP Saldo Differenz gleich Zahlungseingänge abzüglich Zahlungsausgänge,
OP Bank für den voraussichtlichen Kontostand (Bank) zum Monatsende, verwendet.
Im April werden noch Zahlungseingänge (OP S) in Höhe von 2.189,79 € erwartet, möglicherweise sind hier die Nachzahlungen des vorausgegangen
Wirtschaftsjahres enthalten, in den anderen Monaten sind die geplanten Zahlungseingänge konstant.
Gleichzeitig werden im April noch geplante Zahlungsausgänge (OP H) in Höhe von 3.005,08 € erwartet. Die Verbindlichkeiten in den anderen
Monaten schwanken zum Beispiel durch die Grundbesitzabgaben die nur in der Mitte des Quartales fällig werden und andere nicht monatlichen Zahlungen.
Hieraus ergibt sich, bleiben wir im April, eine voraussichtliche Änderung des Kontostandes (OP Saldo) in Höhe von 815,29 €. Im April verringert sich der Kontostand, in den anderen Monaten steigt der Kontostand (Bankkonto).
In der Zeile OP Bank kann dann der voraussichtliche Kontostand des Bankkontos zum Monatsende entnommen werden.
Kommen wir auf die Eingangsfrage zurück: Wenn wir im Mai, 1.000,00 € entnehmen, können wir dann im September, wie jedes Jahr, 8.000 Liter
Heizöl kaufen?
Heute im April reicht das vorhandene Kapital nicht aus um zusätzliche Kosten von 1.000,00 € zu bewältigen. Im Mai ist ausreichend Kapital
vorhanden. Hier ist aber zu berücksichtigen, dass nach der Entnahme von
1.000,00 € nur noch 90,23 € verbleiben.
Wenn wir nun von den 3.801,99 € die unser Bankkonto im September aufweisen wird, die 1.000,00 € die im Mai entnommen werden sollen
abziehen, so verbleiben nur noch 2.801,99 €. Reicht das für unsere 8.000 Liter Heizöl?
Der untere Teil der Tabelle beschäftigt sich mit den bereits erfolgten Buchungen, also nur noch indirekt mit dem Operativen Controlling.
GP S sind bereits erfolgte Zahlungseingänge,
GP H sind bereits erfolgte Zahlungsausgänge,
GP Saldo sind die erfolgten Änderungen des Kontostandes des Bankkontos,
GP Bank ist der Kontostand des Bankkontos zum Monatsende.
Da in unserem Beispiel der April noch nicht beendet ist, kann hier auch kein Kontostand angegeben werden. In den beiden letzten Zeilen kann die Information entnommen werden, dass alle Buchungen bis zum 09.04.2017
berücksichtigt wurden. Also bis zu diesem Datum werden alle Buchungen in der „normalen“ Buchhaltung (unterer Teil der Tabelle) und ab diesem Datum in der „zukünftigen“ Buchhaltung (oberer Teil der Tabelle) erfasst. Der Kontostand am letzten Buchungstag also am 09.04.2017 betrug 1.731,76 €.